Gulventreprenørerne drukner i spam

Et hav af portaler med forskellige log-ins, spildtid med at forholde sig til alt projektmaterialet i udbudsfasen og udbudsopdateringer – også irrelevante – efter afgivelse af tilbud. Den slags ineffektivitet i udbudsprocessen og efterfølgende kæmper Gulvbranchen med i det daglige, og det betyder urimeligt høje transaktionsomkostninger, der ikke kan faktureres.

For mange portaler med hvert sit log-in

Der findes mere end ti forskellige portaler. Nogle kræver log-in, mens andre ikke gør.

Spildtid: Hver gang du logger ind, tager det tid. Nemt 15-30 sekunder bare for at logge ind og yderligere 20-30 sekunder at se filen, slette den eller gemme i relevant mappe. Det kræver log-in, hver gang der kommer opdateringer, og når vi modtager opdateringer på alt – ikke kun gulve. Det bliver til rigtig mange log-ins pr. sag og spildtid hver gang.

Løsning: At alle hovedentreprenører anvender ét og samme system, eller at de forskellige systemer er kompatible indbyrdes.

Mængden af udbudsmateriale er voldsom

En typisk byggesag kan omfatte næsten 300 dokumenter, og heraf er fem til otte dokumenter relevante for gulventreprenøren. Det er typisk byggesagsbeskrivelsen, tilbudslisten, arbejds- og bygningsbeskrivelsen samt gulvplanerne. Gulventreprenøren skal derfor søge de få relevante dokumenter frem i flere hundrede dokumenter, og de kan derfor nemt komme til at overse et dokument. For en nybegynder er det komplet uoverskueligt, og selv erfarne beregnere kan nemt komme til at overse dokumenter, når mængden er så enorm. Der er også ofte uoverensstemmelse mellem eksempelvis tilbudsliste, bygningsdelsbeskrivelse og gulvplaner, der kræver afklaring, hvis arkitekten typisk ikke har beskrevet opgaven godt nok.

Spildtid: En halv til en hel time på den elektroniske dokumenthåndtering med at logge ind, søge, finde, downloade og gemme relevante dokumenter i startfasen af en beregning. Derefter omkring et minut hver gang gulventreprenøren bliver bombarderet med irrelevante opdateringer.

Løsning: At ordregiver beskriver grænsefladerne for de enkelte entrepriser, så gulventreprenøren alene behøver at orientere sig i dokumenter, der vedrører gulventreprisen. Og at der bruges smarte digitale løsninger som f.eks. 3D til definition på gulventreprenørens opgave.

Irrelevante opdateringer

Gulventreprenøren modtager opdateringer, som er irrelevant for gulventreprisen som f.eks. vvs, el, situationsplaner og nye tegningslister mv. Gulventreprenøren modtager typisk 25-30 irrelevante opdateringer om dagen.

Tidspilde: Det tager tid – omkring en time inkl. forstyrrelse og mistet fokus – at genåbne bogen på gamle sager og bruge tid på at sætte sig ind i sagen igen og svare.

Løsning: At ordregiver alene sender opdateringer, som vedrører gulventreprisen, og ikke andre. Arkitekter skal leve op til deres ansvar. Det er langt mere effektivt. at én arkitekt bruger tid på at sortere i alle dokumenter og kun giver os adgang til relevant materiale, end at alle gulventreprenører og beregnere hver især bruger tid på at sortere i relevante materialer.

Og det gælder jo alle de fagentreprenører, der er involveret i beregningsfasen. Hvis fem hovedentreprenører giver en pris til byggeherre på en enkelt entreprise, og der er ti forskellige faggrupper, så kan op til 200 underentreprenører være involveret i at afgive pris på samme sag.

Overload af opdateringer efter afgivelse af tilbud

Det fortsætter nogle gange i månedsvis, at opdateringerne fortsætter efter gulventreprenøren har afgivet tilbud.

Spildtid: 10 minutters ren spildtid på at åbne de 17 opdateringer, der aktuelt ikke lå hos gulventreprenøren. Hertil tiden til at downloade og gemme eventuelt relevante opdateringer.

Løsning: At ordregiver ikke sender opdateringer efter tilbuddet er afgivet. Men venter med at sende opdateringer, til de har besluttet, hvem der vinder udbuddet, og så kun sender til den valgte gulventreprenør. At ordregiver oplyser de bydende gulventreprenører om, hvem der har vundet opgaven straks efter beslutningen eller som minimum gør opmærksom på, at opgaven er gået til anden side.